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企业流程化采购招投标管理

文章来源:安码(中国)流程研发中心 编辑:达创科技

一、企业痛点分析

1. 采购效率低、周期长

企业对供应商的选择及与供应商之间的报价、形成订单、收发货、对账等信息沟通量大,传统邮件、传真手工操作效率低、易出错,过程流转慢,无法满足市场需求的快速变化,无法实现企业高效运作。

2. 招投标不规范、不透明

采购过程人为可操作度大,缺少联合竞价,招投标常导致采购成本无法有效压缩,效率不高导致采购管理成本居高不下。

3. 采购信息不对称、风险认知难

采、供双方信息不对称,常导致缺料待工和计划外库存;供应商不能实时的获取招标信息,缺少采购流程实时的全程业务跟踪,无法及时应对意外变化。

4. 管理混乱、缺少统一管理

缺少统一的供应商注册、认证、评估管理体系,难以实现供应商的后备管理、优化管理。

 

二、产品概述

采购招投标整体解决方案从帮助集团优化物资采购流程出发,将企业物资采购中数量多、品种杂、跨度大的物资通过集中采购的方式,下属单位统一报送采购部门进行集中采购。

这种方式能够及时、准确地制定企业采购计划,实现按需采购。同时方便企业进行物资采购价格的有效分析,进一步优化集中采购物资的谈判定价工作;同时能够有效对集中采购物资供应商进行科学、及时、准备的评估,最终使企业集中采购的优势有效发挥,达到降低采购成本、提高采购作业整体效率的作用。为高层领导进行采购决策提供及时、可靠的信息。

系统功能架构图

 

三、建设内容

1. 采购管理

各业务需求单元根据实际需求提报物资需求、服务需求等采购;由采购负责部门搜集汇总各需求单元需求,根据多维度分析体系,判断需要进行操作的方式(订单采购、续约合同、招标),提交到相关人员处理,达到及时采购保证正常运行、降低成本的目的。


 

2. 招投标管理

可进行包括在线招标、在线投标、在线监督监察、在线评标、在线开标等所有流程的网络在线操作,所有的招标、投标、评标和监督监察工作都是按招投标的流程在一个体系内完成的,实现完整、严谨、正式的招投标流程。


 

3. 供应商管理

建立供应商基础资料,对供应商进行统计分析、认证审核、等级评价,帮助企业降低供应商资质风险,优化供方资源;供应商通过采购管理平台和供应商操作门户功能,及时响应招标采购业务需求,及时收发货,以保证采购方的正常生产或工作进程安排。也可通过平台功能,了解合同执行情况和订单数据分析。


 

4. 合同管理

系统提供依据采购订单、续约订单、招标中标结果的合同管理,使采购招投标过程实现真正意义上的闭环管理。


 

5. 全维报表统计、查询

以专题图表分析的形式,直观展示各项数据的统计情况,具体报表内容及统计方式、样式皆可按照客户需求进行个性化定制。

 

6. 移动应用支持

提供手机业务支持平台,用户可选择任意业务节点进行手机功能应用,随时随地进行审批,不受终端的局限。

7. 与其他系统集成

可与企业现有ERP、财务管理系统等集成,实现采购招标、合同管理、到货质检入库、财务付款等的全过程管理。

 

四、应用价值

1. 对集团的价值体现

建立供应商基础资料,对供应商统计分析,进行等级评价,有利于公司选择合格优质的供应商;

统一的采购招标要求、标准的质检流程,能够确保采购质量;

系统中的进行精细化的比价、竞价的招标方式,能够更有效的压低采购价格;

基于统一BPM平台构建系统,方便后续的快速推广,可实现应用的低成本、高效率拓展。

2. 对供应商的价值体现

使供应商有了统一的入口系统,建立了统一的信息处理平台;

供应商商能够及时了解公司发布的通知信息、招标信息、中标信息等,减少沟通,提高效率;

供应商可以进行统计分析历史记录,方便与公司核对业务往来,减小工作量,提高工作效率。

3. 良好的集成功能和可扩展性

系统具有良好的集成性,通过与企业OA、ERP、财务管理等系统的无缝对接,打通工作中的各个环节,实现信息的互通,加强企业内部各部门业务的有效协同,提升业务运转效率。

系统具有良好的扩展性,能够根据企业的个性化需求,以及将来不断发生变化的需求,快速、方便的提供功能实现,随时满足企业信息化需求,确保信息化投资不断升值。

4. 流程管理收益

能够帮助企业实现经营管理制度落地,提供流程业务建模、流程过程自动化、流程管控、流程分析优化等先进的流程管理功能,实现人找事到事找人的转变,有效规避人为风险,不断优化企业运营绩效,提高企业效益。

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