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督查督办管理

文章来源:安码(中国)流程研发中心 编辑:达创科技

一、企业痛点分析

1. 决策层

全面掌控难:公司有多少督办事项,整体的事项进展和状态如何?

事项跟进难:重点关注事项,如何快速获取事项信息和动态,除通过询问或上会,还有没有更好的方式?

决策下达难:如何对事项进行快速决策和批示,决策和批示如何能快速传达到每个相关人?

2. 管理层

风险控制难:了解进度多靠周/月报,有滞后性,分管的事情哪些存在超期风险、执行不到位风险?

汇报进展难:每月要花费大量的时间调查、整理汇报材料,如何能提升信息收集和统计的效率和准确率?

统筹督办难:传统督办形式靠人督办,事项一多往往力不从心,如何能系统化、界面化统筹管理?

3. 执行层

任务管理难:面对来源广泛、类型多样、周期不固定的督办事项,如何有效的对任务进行管理?

承办协办难:涉及人员较多,沟通受阻、上传下达不及时、信息不对称,如何提升办理效果?

预警告警难:众多工作交叉进行,如何对办理事项进行及时的预警和超期告警?

4. 监督层

统计查询难:如何能实时、真实、准确的对所所督办事项进行汇总统计、分析?

横向督办难:作为普通管理人员去督办其他部门领导,如何保障督办效果?

进度催办难:靠手工记录催办时间点,人工催办费时费力,如何能提升催办的及时性和准确性?

 

二、产品概述

加强和改进督查工作是全面落实决策部署的一个重要环节,是决策部署得到贯彻落实的有力手段,也是推动作风转变、提高工作效率、保证执行畅通的重要途径。各部门、单位要进一步提高对督查工作重要性的认识,把抓督查工作放到与抓决策同等重要的位置,把督查工作贯穿于工作推进的全过程,研究决策时要明确督查事项,部署工作时要提出督查要求,确保每一项重要决策和工作部署落到实处、取得实效。

督查督办是一项重要而复杂的工作,要做好这项工作必须遵循一套科学的工作流程,概括起来可以分为立项、交办、催办、办结、核查、反馈、评价和归档环节。

系统功能构架图

 
 

三、建设内容

1. 项目管理

1)项目录入:年初各责任主体收集整理重点项目相关材料上报重点办,重点办纳入重点项目督查管理系统进行统一监管;

2)项目汇报:各责任主体按时汇报重大项目进展情况,汇报时上传现场图片,便于领导随时掌握重点项目进度情况;

3)汇报审核:重点办对各责任项目汇报情况进行审核,汇报情况不符合办理要求的、和现场图片不符的可退回重报,有反映存在问题的要进行问题协调,确保重点项目能顺利完工。

 

2. 随机核验

重点办每月可随机抽取数个重点项目或对存在问题的项目,对照实际完成情况,对汇报内容的真实性进行核验,如核验结果为虚假,则可对相应的责任单位进行追责。

3. 形象进度

责任主体项目汇报时必须上传现场图片,展示项目形象进度。

4. 督查监办

1)对项目建设过程督查,随时掌握项目的投资进度等关键环节信息;

2)对项目进展问题督查,分类进行汇总分析,对相关部门进行责任追究;

3)对项目情况综合督查,事项督查、监察问责考核奖励的有机结合进行效能考核;

4)对项目落实分级督办,“纵向”对应各部门,“横向”对应单体项目,由上至下一抓到底。

 

5. 统计分析

以专题图表分析的形式,向决策领导直观展示包括重点项目的进度情况等信息,方便领导全盘、实时掌握重点项目的总体情况,并可必要时逐层深入了解细节。

 

6. 领导决策

主要领导可随时检查相关项目的建设情况,并直接对分管部门、单体项目做出批示以便跟踪落实。领导层可根据问题反映的集中程度召开建设项目专题会议,研究问题、调整工作,稳步推进建设进程。

 

四、应用价值

1. 提高工作效率

系统充分利用互联网通信技术,改变了传统的办公方式,将工作计划管理及日志填报工作建立在互联网上,使其实现实时化、高效化、无纸化,用计算机网络技术来推动企业工作效率的提高。

2. 落实任务安排

系统通过指定责任人、划定计划完成时间的方式,将领导的制定的工作计划或相关的工作安排落到实处,领导可实时查询工作计划当前完成的进度及具体情况,并可以方便的进行催办提醒,从而保证工作计划可以按时执行、按需完成。

3. 历史数据可查询

每天的工作日志、每天的计划安排都可以保证历史数据的留存,方便用户了解历史信息,统计历史数据。

4. 报表统计更方便

系统提供方便快捷的自定义报表功能,可按照用户的个性化需求定制报表进行各种维度的数据展示及统计分析,方便领导进行工作统计的查看,为制定优化决策提供最直观的数据支持。

5. 良好的集成功能和可扩展性

系统具有良好的集成性,通过与企业OA、ERP、财务管理等系统的无缝对接,打通工作中的各个环节,实现信息的互通,加强企业内部各部门业务的有效协同,提升业务运转效率。

系统具有良好的扩展性,能够根据企业的个性化需求,以及将来不断发生变化的需求,快速、方便的提供功能实现,随时满足企业信息化需求,确保信息化投资不断升值。

6. 流程管理收益

能够帮助企业实现经营管理制度落地,提供流程业务建模、流程过程自动化、流程管控、流程分析优化等先进的流程管理功能,实现人找事到事找人的转变,有效规避人为风险,不断优化企业运营绩效,提高企业效益。

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