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会议管理

文章来源:安码(中国)流程研发中心 编辑:达创科技

一、企业痛点分析

 

会议是企业运转中的重要工作,大到公司董事会议、公司决策讨论会议、公司方针政策宣贯会议,小到业务部门内部的问题讨论会议,都需要通过大量的工作来保证会议的正常召开和会议决议的贯彻执行。

对于大中型企业而言,如果疏于会议管控,会导致会议室资源不能合理利用,会议不能按期召开,或者资料不充分、会议主题不明确导致会议无产出成果,造成公司人力物力的浪费;更重要的是会议决议缺乏有效监督,决策层无法准确了解会议决议的执行情况。

 

二、产品概述

达创科技会议管理系统与移动端、多种电子设备融合,为企业打造智能化的会议管理,帮助企业有效安排各种会议资源并对会议的整个生命周期进行管理。包括会议资源管理、会前准备工作管理、会议室分配管理、会议签到管理、会议纪要管理、会议任务追踪管理以及会议统计分析等功能,打造顺畅高效的会议体验,帮助企业走在信息化前沿。

系统功能架构图


 

三、功能介绍

创建会议

会议的第一步需要创建会议申请,目前既支持从PC端发起申请,也可以从手机端发起。


 

会议审批、管理

会议管理员有会议室占用的控制权,可以新增、修改、删除会议,保障重要会议的召开。管理员审批通过的会议,会在系统的会议看板上显示。


 

会议排座

会议管理员排列参会人员座位,有电子桌牌的会议室可以直接与电子桌牌对接。较传统的桌面牌,电子桌牌省去了每次会议都要制作人名牌的工作,避免了因制作、摆放产生的错误,并可以灵活快速调座。


 

发布参会通知

会议创建完成后,会给所有已定的参会人员发送会议通知(通知可以选择微信、邮件、短信等方式),通知可包含会议详情的超链接和会议二维码。


 

会议服务

在“会议服务”中填写会议需要准备的物品,推送给行政服务人员。


 

会议展示

会议展示可以通过电子屏幕来显示当前会议室实时更新的会议列表。对于支持触摸的屏幕,点击会议列表中的会议名称,可以查看会议详情;对于不支持触屏的屏幕,可以通过会议设置来配置,例如设置“会议开始前5分钟展示会议详情”。


 

会场签到

会议签到支持扫描器扫码签到,系统根据二维码识别出参会人的信息;也支持从手机端会议管理系统签到,手机端签到时可以获取签到人的位置信息。


 

会议签到管理

会议管理员可以通过PC端/手机端查看会议签到情况,可以修改参会人员签到及签退信息。


 

会议纪要、会议资料

会议记录人录入会议纪要,并上传相关材料,有会议任务的需要同时录入会议任务,录入完成后提交审核。会议召集人审批通过后,所有参会人员可以通过PC端/手机端查看会议信息及会议资料。


 

会议评价

参会者可以对会议进行打分评价,会议管理员可以查看所有评价。


 

会议任务追踪

会议任务负责人可以查看任务详情,任务完成后修改完成进度。

 

会议任务检查人可以查看需要他确认完成进度的会议任务。

 

领导层通过会议任务报表随时查看会议任务的详情(任务描述、责任人、检查人等),查看会议任务的执行进度,能精确追踪会议任务的执行情况。


 

统计分析

通过会议报表、会议室使用情况报表、会议服务评价报表、会议服务费用报表、部门会议费用报表等,公司管理层可以从全局了解公司会议执行情况。

 

四、与其他系统的融合

与日程管理系统的融合

所有参会人员会自动在日程表中生成一条日程,可以在日程上点击查看会议详情,可以发送会议回执,回复是否参会。

与差旅报销系统融合

所有会议费用会被推送到差旅报销系统,方便会议组织人员报销。所有参会人员会自动形成出差申请,参会人员的住宿信息也会被推送到差旅系统中。

与工作日志的融合

会议签到及签退信息会推送到参会人的日志中。

与督察督办系统融合

会议决议和任务可以推送到督察督办系统,以便于后续能精确追踪。

与CRM系统的融合

产品发布会可能包含一些重要客户的联系人员,本会议系统支持参会人员导出到CRM系统,可以拓宽CRM系统的客户资源,是大型产品发布会议的一项重要产出。
 

五、产品特点

1. 工作流驱动

将会议申请审批、会议室预订审批、会议决议审批、会议任务审批等流程性工作纳入规范的工作流范畴,提高会议审批的自动化程度和工作效率。做到既可理顺控制权限和流程,又能节省人力时间。

可以设置不同的路由走向,使会议发起部门领导、会议管理员、会议任务执行人、会议任务督办人都能参与监控和管理。满足管理所需的并行、会签、多分支自动判断等业务流程。

2. 会议全周期管理

本系统包含会议资源管理、会前准备工作管理、会议室分配管理、会议决议追踪管理、会议统计分析等,实现了会议全周期管理。

3. 多种追踪方式

会议管理可以作为一个独立的子系统实现会议全生命周期管理,也可以与其他子系统协作来完成会议任务的追踪,例如可以和“工作计划”协同来实现会议任务的后期追踪。

4. PC端+移动端新模式

PC端+移动端的新模式,大大丰富了会议的展现形式,使会议管理更加灵活、全面,真正实现无纸化管理,降低企业管理成本,提高工作效率,提高管理水平。

 

六、应用价值

1. 规范会议流程

会议管理系统规范了企业会议的流程,从而保障会议的有效召开,使得会议资源得到高效利用。

2. 加强监控

监管层能随时查看会议情况及会议决议的执行情况。

3. 节约成本

每次会议的召开都需要花费一定的人力和物力,对于大型会议更是如此。会议管理系统保障会议资料完整,使得会议能够按既定的议程有序进行,保障会议有预期的产出,减少了会议次数,为企业节约了成本。

4. 提高办公效率

会议管理通过会前、会中、会后的管理,规范了会议的流程,减少了会议准备人员的工作,提高企业的办公效率,为企业创造价值。

5. 良好的集成功能和可扩展性

系统具有良好的集成性,通过与企业OA、ERP、财务管理等系统的无缝对接,打通工作中的各个环节,实现信息的互通,加强企业内部各部门业务的有效协同,提升业务运转效率。

系统具有良好的扩展性,能够根据企业的个性化需求,以及将来不断发生变化的需求,快速、方便的提供功能实现,随时满足企业信息化需求,确保信息化投资不断升值。

6. 流程管理收益

能够帮助企业实现经营管理制度落地,提供流程业务建模、流程过程自动化、流程管控、流程分析优化等先进的流程管理功能,实现人找事到事找人的转变,有效规避人为风险,不断优化企业运营绩效,提高企业效益。

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