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协同办公

文章来源:安码(中国)流程研发中心 编辑:达创科技

一、产品概述

协同办公管理系统为企业创建了一个无障碍的数字化管理环境,实现了企业各种资源的整合,无论是管理、市场、销售、研发、人力资源、行政等,通过协同办公管理系统都可被集成到统一的平台中,并提供统一的界面给用户操作和获取信息。

企业的管理者可获得宏观面上的运营及业绩分析,有效的组织资源,进行科学决策;企业的员工可共享知识、管理自己的工作任务、跟踪客户、参与项目、与他人进行随时的沟通协作。

系统功能架构图

 

二、管理目标

 

三、建设内容

1. 日程管理

日程管理实现了图文展示,可以显示月、周、日的日程内容,员工通过查看图形化的日程表就能清晰地知道自己的工作安排。同时,通过和其他模块的协同运作,让员工能更加高效地调配自己的日常工作。

 

2. 公文管理

公文管理实现了收文登记、收文审批、发文撰写、发文审批、公文套红、点在签章、公文归档的功能,能够规范党政机关、企事业单位的公文格式,提升公文收发效率。

 

3. 文档管理

提供强大的文档管理套件,为那些存在文档数据管理问题的企业和部门提供一个可靠、强大、安全的企业文档管理平台,能够进行可靠存储、快速查询和获取、查看、流转、审批、重用、发布各类业务文档,保障企业文档的安全。能帮助企业更有效的管理和利用企业的重要文档资产,进一步提升企业的自身价值。

4. 会议管理

会议管理模块实现了对会议室和会议设备的统一管理,提升会议相关资源的使用效率。通过与其他模块(如人力资源、工作流程等)的整合,能够对会前工作准备、会中控制、会后决议落实、会议统计分析进行管理,提高企业的办公效率,为企业创造价值。

 

5. 车辆管理

对企业车辆的信息、申请、维护进行统一管理,用户可以随时查看当前车辆的使用情况,同时车辆申请信息与流程关联,实现车辆申请线上审批。

 

6. 办公用品管理

对易耗的办公用品提供进销存管理,具备物品的库存超高与超低的预警能力。提供多种报表对物品使用情况、流转情况、各部门费用分摊情况等做出多角度的分析。

 

7. 流程审批

流程审批模块可以快速建立表单,实现组织内部请示、汇报、费用、合同、行政、人事、IT管理等各种审批事项的流转自动化,实现网上签批,节省人力物力,提高企业办事效率。

 

8. 通讯录

通讯录包括公司通讯录和个人通讯录,其中公司通讯录与系统组织结构相关联。

9. 邮箱

包括收件箱、发件箱、草稿箱、已删除、回收站、设置外部账户和个性签名等。

10. 调查问卷

调查问卷的发布、收集及统计功能等。

11. 提醒功能

每个用户都可以设置自己所能接收到的提醒方式,不仅涵盖工作流程,也包含公文管理模块、文档管理模块、团队协作任务等。

 

12. 移动办公

使用移动端进行流程的发起、审批及数据的查询,不受地点、PC和内网限制,无论是出差、休假、外出都不用担心任务被耽误,提高业务办理的效率。

 

四、应用价值

1. 建立内部的通信平台,建立信息发布的平台,实现文档管理的自动化,实现分布式办公,节省企业的办公费用支出,搭建知识管理平台,增强领导监控能力。

2. 系统具有良好的集成性,通过与企业ERP、财务管理等系统的无缝对接,打通工作中的各个环节,实现信息的互通,加强企业内部各部门业务的有效协同,提升业务运转效率。

3. 系统具有良好的扩展性,能够根据企业的个性化需求,以及将来不断发生变化的需求,快速、方便的提供功能实现,随时满足企业信息化需求,确保信息化投资不断升值。

4. 能够帮助企业实现经营管理制度落地,提供流程业务建模、流程过程自动化、流程管控、流程分析优化等先进的流程管理功能,实现人找事到事找人的转变,有效规避人为风险,不断优化企业运营绩效,提高企业效益。

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