• 全国客户服务热线:安码电话400-609-9981

合同管理

文章来源:安码(中国)流程研发中心 编辑:达创科技

一、企业痛点分析


1. 文档管理困难

传统纸质合同与电子版合同共存,但对于不同的人员想阅读参考合同时,存在查找不方便的问题。尤其是领导需要了解合同文本时需要耗费很多时间。

2. 进度控制困难

由于合同数目多,参与人员多,合同进度的控制基本靠手工和普通word、excel管理已很难满足公司发展需要,并且当领导想全局或全程了解合同情况时存在很大障碍。财务人员的付款依据也与进度密切相关,但同样存在障碍。

3. 信息汇总困难

发票信息、合同变更、客户基本信息存放在不同的文档中,采用手工或EXCEL管理时,由于不同部门的数据格式不统一,采集也不能够及时继续,汇总工作需要耗费大量时间还不一定准确。对于领导的决策时间有一定的影响。

4. 缺少预警机制

缺少对合同进度、收款等关键节点的预警管理,不能准确地预测近期可能的收支项目,报表统计难度大,不能帮助公司进行财务规划,掌控现金流,更好地发挥资金运作。

 

二、产品概述

合同管理系统支持从合同准备、审批、执行、控制、结束等合同全生命周期的管理,提高合同履行管控的力度。通过查询、统计分析和预警提醒等多种手段实现企业的业务管理,帮助企业把资金计划、合同进度、合同审批、合同变更、发票、合同资料等管理得更具条理性和统筹性,使以往烦琐混乱的合同管理变得轻松愉快,繁多拖沓的收付款管理变得及时到位。此外,多种形式的合同、收付款数据等的统计图表,为企业日后的发展和决策提供了强有力的数据支持。

系统功能架构图

 

系统业务流程图

 

三、产品特色

1. 灵活的合同起草方式

合同起草包含如下两种情况:

(1)标准合同的起草:标准合同指的是在知识库的标准合同库中已建立模板的合同。合同经办人可以在合同模板中挑选符合经办合同要求的格式文本,对其中空白和可修改段落进行改动,从而起草新的合同。系统要识别格式文本哪些地方被修改并做出标记。合同起草完毕后进入该类合同的审核流程。


 

(2)非标准合同文本的起草:非标准合同文本不需要引用模板,合同经办人在合同建立页面直接建立合同并上传合同文本,系统根据所选择的合同类别自动生成该类别的审核流程。


 

2. 以工作流驱动的合同审批

合同起草完成后,提交发起合同审批流程,经过合同相关的业务部门、公司领导进行审批,审批通过后,可以通过Word机器人生成合同文本文件。


 

3. 强大的合同执行功能

系统记录合同关键的执行状态,包括:合同审批、采购/销售订单审批、收货/发货、发票审核、付款等。可查看合同的当前状态信息,每个状态的操作时间、操作人等信息;查看合同付款、收款的执行情况,是否延期、是否完成等的情况;并且可以监控到相关的“背靠背”的合同信息和执行情况。


 

4. 丰富的报表和多维度查询

系统提供多种统计图表的形式展示数据信息,使其能够更直观的展现。且可以按照合同时间、名称、编号、执行状态、客户名称等多条件进行合同快速查询。


 

5. 与其他系统集成

可与企业现有ERP、财务管理等系统集成,对收付款、进度等信息进行关联维护,全程追踪业务流程,进行节点条件控制,加强合同执行中数据提交的及时性。
 

四、应用价值

1. 建立企业统一的合同管理平台,规范各项业务动作,落实合同管理制度的执行。

2. 通过引入合同全生命周期的管理理念,加强合同执行过程的事中、事后监管,降低合同执行风险。

3. 提供全面合同管理的监控与决策数据,建设统一的呈现平台,定期推送相关领导,推进科学决策。

4. 电子化的流程审批,丰富的报表台帐,缩短审批时间及实现精确查找,提高工作效率。

5. 系统具有良好的集成性,通过与企业OA、ERP、财务管理等系统的无缝对接,打通工作中的各个环节,实现信息的互通,加强企业内部各部门业务的有效协同,提升业务运转效率。

6. 系统具有良好的扩展性,能够根据企业的个性化需求,以及将来不断发生变化的需求,快速、方便的提供功能实现,随时满足企业信息化需求,确保信息化投资不断升值。

7. 能够帮助企业实现经营管理制度落地,提供流程业务建模、流程过程自动化、流程管控、流程分析优化等先进的流程管理功能,实现人找事到事找人的转变,有效规避人为风险,不断优化企业运营绩效,提高企业效益。

下一篇:协同办公