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Ultimus:流程弹性来之不易,但却非常值得!

文章来源:Ultimus 编辑:admin

流程应变能力

一旦流程部署之后,企业关注的焦点就从流程的自动化移转到流程的应变能力。 原因有两点:1) 人员希望新的自动化流程能让他们以最自然的方式执行工作,2) 流程必须能够处理例外状况与外在变化。如果流程僵硬而缺乏弹性,人员将不会完全拥抱全新的系统,而系统也因此无法对企业有所改善。 如此,将导致投资浪费并且丧失节省成本的机会。

Ultimus 是业界最具弹性与应变能力的 BPM 软件
 

Ultimus 从实践经验中了解到,流程的应变能力与流程的自动化同等重要。因此,Ultimus 开发了一套强大的应变技术,并内置数百种“即买即用”(Out of Box)的功能,完全发挥 BPM 整个生命周期的投资回报。

Adaptive Discovery - 前所未有的规则修改弹性
 

为了加快企业流程改变的速度,Ultimus 开发了一套革命性的专利技术,称为 Adaptive Discovery。 Adaptive Discovery 让 Ultimus BPM 系统能够像人类一样学习与自我调整。当一个小孩被一块金属烫伤时,小孩的感官神经会感觉到热,脑海会记忆这段痛苦的经验,大脑会学习碰触灼热金属所带来的后果。 Adaptive Discovery 的学习方式也类似,首先,它会发掘流程遇到新的或未定义的情境。 如果没有可套用的规则,Adaptive Discovery 就会针对这个情况发出一个“无规则事件”,并且主动通知流程拥有人。 接着,流程拥有人新增规则,并储存在规则储藏库中,让 Ultimus 学会这些规则以应付新的状况。

 

重要的是,Ultimus 将这些规则与流程图的设计抽离,并且另外提供一个容易操作的规则管理环境,不仅加快应变速度,同时不论是业务人员或 IT 人员,只要是具备简单的逻辑概念,就能轻松实时修改这些规则,甚至还有拖拉式工具,完全不需编写程序。 相反的,其它绝大多数的 BPM 产品则需要先将流程下线,然后定义新的问题与需求、开启流程图与其内嵌的规则、编写程序以纳入新的规则、测试修改后的流程,最后再储存并重新上线流程。

 
内置的应变功能 - 人员难免会请假
 

在现实生活里,人无法像机器那样工作。系统的自动化当然可以提升效率,但是,人们却不希望自己受到系统自动化一样的对待,或是在工作上毫无弹性。 就算是固定的流程,企业也还是需要人员来处理一些例外状况与特殊案例。

 

为了让 BPM 能够处理例外状况并面对环境变化,同时也为了能提供协同合作与方便性,Ultimus 内置了数百种弹性应变、以人员为中心的功能。 这些功能主要分成四大类:

| 处理例外状况 – 人员在日常工作中总是要面对无数的例外状况。 有时候,某项申请可能模棱两可,或缺少适当的数据而无法签核。此时,就必须将这件工作退回上一个步骤,或者重新送出这件工作,或是将工作转送给另外一个人,甚至是向上呈报。 虽然这些例外情况对于“以人员为中心”的流程来说其实是家常便饭,但许多 BPM 产品却仍未内置这类状况的处理能力,需要客制化的程序开发才能实现。

| 因应改变 – 对现代的企业来说,改变才是常态。 人员会升迁调动,会有新进人员,也会有人员离职。 竞争压力、企业重组、法规要求等等,都会迫使流程必须改变。许多应用程序都得通过 IT 团队来进行耗时的程序修改才能修改流程,但 Ultimus 却已事先帮客户完成最困难的工作,让客户能够轻松修改 Ultimus BPM 系统。 Ultimus 提供数百种弹性的应变功能,例如:以组织图角色为基础的流程走向、将工作指派到共享的收件箱 (也就是队列)、只要更新单一对象就能够自动更新所有表单的表单对象库等等。这许许多多“即买即用”(Out of Box)的功能,让 Ultimus 系统能在几分钟内就完成变更。

| 支持协同合作 – 在工作与决策当中,人员通常必须彼此互相合作。 为了支持协同合作,Ultimus 提供非常完整的功能,包括:工作会办、图形化进度监控、工作分担队列、备注、自定义客户端视图等等。

| 使用方便性 – 在汽车发展的初期,绝大部分的创新与发明都在于如何让车子更快、更稳,反而很少着眼于舒适性功能。 但随着汽车越来越普及,许多方便的功能,例如自动点火、雨刷、转弯信号灯等等,逐渐变成标准配备。今天,汽车工业对人体工学座椅、导航系统、娱乐系统的重视甚至超越对引擎的重视。 同样的,随着 BPM 系统的演进,人们希望 BPM 能够纳入更多的功能,让工作的方式能够更直觉、更自然。 Ultimus 在这方面提供了自定义视图、入口网站、以及自然工作模式等等。