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流程化督查督办管理系统

文章来源:安码(中国)流程研发中心 编辑:admin

系统概述

对于企事业单位来说,日常办公中都会有大量的重要事项需要督办,对于各级领导和督办员来说,督查督办是非常重要而复杂的工作,督办工作执行的效果,往往会直接影响公司的运营情况。

现行中,很多单位仍在采用传统人为督办的形式进行管理。在面对多种来源的众多督办事项时,比如集团交办事项、总经理交办事项、会议决议的诸多事项、年度重点工作以及其他重要事项等等,传统的通过下发文件、邮件沟通、电话沟通、口头传达或部分OA流程支撑的形式,非常繁琐耗时,往往令分管领导、督办人员力不从心,无法对所有督办事项系统管理、统筹管理,对事项执行过程中的风险控制低,督办和催办的及时性、准确性和效果也受到很大的影响。由于传统督办采用的形式信息更新和上传下达的速度慢,也影响了高层领导对事项得全面掌控、进度跟进和快速决策。

达创科技督查督办管理信息系统,通过将成熟、先进的管理思想与IT系统的深度融合,帮助企业实现对督办事项的科学管理、系统管理。规范各类事项的督办过程、提高督办的实时性、真实性、准确性,进而提升督办力度与效率。系统通过加强对督办事项的跟踪反馈、信息的交互,深化协作沟通,为企事业单位打造督办事务管理的一体化协同管控平台。

系统通过全方位的流程动态监控以及界面化管理的形式,实现对企事业单位的重点事项从立项、分解、执行、汇报、办结、审核、评价、催办、延期、终止、反馈以及统计分析的全生命周期管理,确保督办事项得到坚决有效的贯彻落实。按照事事有结果,件件有回音的原则,达到批必办、办必果、果必报的管理效果。

系统业务办理流程

系统通过标准化督办业务流程,有效协同公司领导、督办人员、主办部门、协办部门、具体责任人等多方人员的线上工作。具体工作流程如下:

系统功能

1、工作台

总经理工作台

督办人员工作台

承办、协办人员工作台

2、核心功能

立项登记与分解派发

登记督查督办件的来源、类别、编号、事项等内容。登记成功后选择相应的承办、协办单位和分管领导后,可以通过系统进行交办派发,派发后系统将通过短信、工作台提醒等多种方式告知相关人员。

任务签收、汇报、办结、延期、中止

相关部门收到交办的督查督办件后进行签收,并指定相应的责任人、承办人及联系方式。在承办过程中可对任务进行汇报、反馈、办结申请、延期申请、中止申请的操作,与工作派发者、分管领导、协办部门、督查督办部门等之间进行信息互动。

督办员任务催办

为及时了解督查事项的运行情况和办理情况,督办人员可通过系统直接发送催办,系统对每次催办及责任部门反馈情况进行记录。

督办员任务审核

督查督办部门可以通过系统对事项相关责任人进行催办、督办,并对任务承办人进行延期、中止、办结的任务审核。

领导任务审批及评价

    部门分管领导能够直观地了解到分管任务的执行情况,进行延期申请、中止申请、批示的操作,同时也可以对任务承办人/协办人催办、督办。

领导批示

详细了解承办部门、协办部门、督查督办部门的办理情况,可以针对过程控制、时间进度、催办反馈、汇报内容、领导批示等进行评价。

统计分析报表

部门执行情况报表、人员执行情况报表、各来源执行情况报表、各领导分管事项执行情况报表等多种形式的统计报表,查看各事项进度及所点比例情况。

移动办公

在微信或APP应用列表中增加督查督办系统的入口,微信或APP负责管理哪些人有权限看见入口。系统提供完整的消息提醒、任务办理、报表查询等页面,支持IOS、Android系统。

系统提供动态监控、提醒、统计等功能,任务一经立项,领导、督查人员、主办部门、协办部门、具体责任人等所有相关人可通过系统实时了解事项办理进展状态。

重大事项办理进展、领导批示、督办、催办等可通过移动设备实时获得提醒。事项办理进展状态,通过系统设置不同的颜色等显示方式,一目了然。