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管理采购业务,打通系统“壁垒”

文章来源:安码(中国)流程研发中心 编辑:admin

Ultimus流程化采购招投标管理系统实现了从采购管理、招标管理、投标管理、合同管理、入库管理,到收付款管理、发票管理等端到端的业务流程管理。

同时,基于BPM平台,系统可以根据用户当前的信息化情形,与企业现有的ERP软件、财务软件、CRM软件、SCM软件等进行“无缝”集成,打通不同系统间的信息“壁垒­­­­­­­­”,消除企业内部信息孤岛,实现多元化数据的交互、同步、融合,满足采购方提高采购效率、降低采购成本、改善供应商关系等多元化的管理需求。

打通信息“壁垒”,构建共享平台

1.采购申请——物料明细,同步ERP数据

用户发起采购申请、添加物料明细,借助Ultimus专利机器人技术,可以实现与SAP、Oracle、U8等ERP系统的“无缝”对接,对物料信息的同步。

在表单填写界面,系统支持采购物料明细文件(Excel版)的直接导入上传。添加临时物料时,用户通过选择物料编码,可以从ERP系统中自动调取物料名称、规格型号、单位等信息。同时,带出的信息不能修改,这样就降低了采购出错率,节省了采购时间,提升了采购执行效率。

2.供应商管理——资质把关,公告同步

在供应商管理方面,系统为供应商提供了统一的登录入口,建立了统一的信息处理平台。供应商提交注册申请及资料更新,经用户审批后,根据系统响应,相关数据会存入ERP系统,同时自动生成供应商编号。

为选择合格优质的供应商,系统为用户提供在线投标、竞价及报价磋商的平台。对于中标的供应商,经层级审批后,用户对外发布中标公告,同时,系统支持该公告在供应商管理界面的同步展现。

3.入库管理——到货数据,同步更新

经到货、质检、入库等各环节的盘查、检验,用户将物料属性如合格数量、不合格率等数据进行系统录入。每次入库完成后,通过接口将入库信息传入到ERP中,实现ERP入库信息的同步更新。

4.   采购付款——流程审批,匹配合同

系统支持用户调取ERP系统一段时间内到付的付款执行统计表,经付款申请审批获取付款资格。

在付款流程审批过程中,系统可以与企业现有的合同管理软件进行数据交互,自动匹配发票对应的合同中规定的付款条件,并可以按照合同中约定的付款条件进行扣减付款金额。

最后,财务人员收到审核通过的付款申请,进行付款操作。付款完成后,在系统中记录付款信息,并将付款信息更新到ERP中。

Ultimus流程化采购招投标管理客户案例

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