• 全国客户服务热线:安码电话400-609-9981
当前位置: 首页 >>新闻资讯 >>BPM 资讯 >>

合同起草审核e化,提升整体的管理效率

文章来源:安码(中国)流程研发中心 编辑:admin

在企业日常的业务经营中,合同扮演着十分重要的角色,从整体的执行流程上看,主要包括合同的文本起草、确认审核、签署、执行与存档等环节。纵观当今的大中型企业,因其规模庞大、组织结构复杂,在合同起草流转方面,就极易产生部门“壁垒”、审批效率低下等难题。如何抓管理、提效率,缩短合同审批时间,就成了企业发展决策上亟待扫除的“障碍”。

作为初始环节的合同文本起草和审批,“首当其冲”成了决策层着眼的要点之一。对此,Ultimus流程化合同管理系统可以通过在线e化应用——合同模板灵活应用、合同文本一键生成,预设合同审查项和审批时限、自定义审批流程走向等,以提升整个合同管理行为的效率和水平。

一、合同起草管理——灵活拟定、一键生成

用户在执行合同草拟时,借助系统应用,一方面,可以将企业不同的合同归档,形成不同的模板,实现合同模板的多样化应用。另一方面,可以基于标准的合同模板,实现快速起草,标准、规范、省事。

(1)合同模板应用多样化、标准化

对销售合同、采购合同、服务合同等,系统支持两种方式的合同模板在线应用,一种是起草过程应需调用模板,填写基础数据,内容可修改、灵活度高;另一种是应用整套合同模板,直接基于合同范本进行起草,系统固化了大部分合同要素,用户在使用时,只能根据要求对应操作。两者各有所长,大大提升了合同草拟阶段的合规性和执行效率。

基于合同范本的起草

合同模板按需调用

(2)合同文本自动填充、一键生成

在执行发起合同审批流程前,经办人根据自身需求,可以在合同模板列表中查询、挑选适用的文本样式,自动填充数据,经参照修改后,通过ultimus专利——Word机器人技术,一键生成最终合同文本。

此外,除了标准的合同模板,系统还支持非标准的合同文件新建、多样式附件上传等应用,以更灵活、便捷的方式服务于合同起草环节。

二、合同审批管理——预设审查点, 自定义路由走向

(1)预设合同审查项,防范合同风险

系统支持后台合同审查项的维护,根据合同类别(采购、销售、服务)的差异,预设并固化相应的合同审核要素。合同审批时,根据合同类别的不同,自动带出相应的待审核点,只有满足要求,逐级审查才能顺利通过,有力的规避了合同风险。

(2)分级授权,预设流程走向和审批时间

鉴于管理的不同层次需要,系统可以在审批各环节进行分级授权,根据合同类别、金额上限、合同级别、合同阶段等属性设置不同的流程路由走向,使合同签订和执行相关的部门都能参与监控和管理。

同时,在提升审批效率方面,系统支持审批完成时限的预设管理,如果超时未审批,系统会发出相应的提醒或警告,扭转了合同在执行时力不从心的僵局,为多部门协作、缩短合同审批时间提供有力支撑。

(3)合同文本在线编辑,留痕管理

合同审批过程中,系统支持有权限的用户(合同发起人、审批人)对合同进行在线编辑,同时对变更的次数、版本内容等保留痕迹。加之,系统提供的文本比对功能,用户可以直接查看详情及变更前后的差异性,有效的辅助了决策和管理。

三、ultimus流程化合同管理案例