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扭转粗放费用管控模式,降低企业成本,提升利润

文章来源:安码(中国)流程研发中心 编辑:admin

在当前市场竞争加剧,企业利润下降的大背景下,追求集约化发展,通过加强内控提高管理效率,降低内部成本,是企业管理信息化发展的主流取向和着眼点。那么,怎么扭转人工费用管控的粗放模式,让企业在集约化发展道路上走的更远呢?

情景一:审批滞后

Gary,是一名销售业务人员,出差是家常便饭,用他的话说,随时可能会有一场说走就走的“旅行”。这不,前段时间,Gary倾诉了一段他的遭遇。

原来是这样的,本想出差的他,在借款时遇到了点问题。他的顶头上司因为有点私事,恰巧请假了,并且是不是超了部门预算,上司那边一时也“对不上号”,因此借款条得不到及时批复。

困滞于此,也只剩焦急和无奈!

Ultimus费控系统:实现移动办公和自动预算判断

Ultimus费控系统提供专门的移动审批流程,支持苹果、Android手机和Pad,能够随时随地进行审批,突破了工作的时空限制。

并且,报销审批时,各级管理人员关注的是否超预算问题,系统会自动进行计算,并提示是否超标,并展示相应的可用预算,无需依靠人工“记忆”。

 

情景二:财务人员工作量大,人为出错率高

Susan,是一名财务人员,每到月底就被细索的账务缠身,他说,“有时手忙脚乱,真真地觉得一个脑袋两个大”。就拿报销而言,不少员工对报销标准不甚明了,提交的单据格式也有误,审核上不得不多次反复。

更让他神经紧绷的是,收付款等凭证需要手工录入财务软件,效率低不说,一旦出错,会带来严重后果。可总免不了一些人为的误差,这可如何是好?

Ultimus费控系统:实现表单格式化,集成数据交互化

Ultimus费控系统可以帮助susan解决财务报销标准不明确以及凭证手工录入易出错的问题,因为在该系统上,员工填写报销单据时,数据格式及必填项通过软件约束,能选择录入的均采用选择录入方式,减少手工填报量。Susan通过系统审核单据时,只需核对原始单据和系统信息的一致性便可,对录入的规范性,由系统自动约束。

同时,ultimus BPM具有强大的集成性能,其企业整合套件(EKI)可使用.NET、Flobot(独有的机器人专利)技术,与Orcale、SAP ERP及其他应用系统进行数据交互集成,自动生成费用凭证,实现数据的读取和写入,所有数据仅需一次录入,将像susan一样的财务人员从冗余业务中“解脱”出来。

 

情景三:对费用支出过程缺少监督和约束手段

Joe,是一名高层管理人员,高屋建瓴、掌控全局,对他来说,管理工作是本职也是考验。但是今年企业业务越做越大,可利润空间始终却没有打开。

预算和支出是否协调,各项目、部门的现金流是什么走向?呈现出来的管理可控性差、考核难以奏效等问题,都摆在面前……

能不能通过加强企业资金的流出,挖掘企业内部利润空间呢?这些都在他筹划和思索之中……

Ultimus费控系统:费用支出过程管理、监督实时化

作为高管的joe,如果使用了Ultimus费控系统,能够随时追踪查看每一笔资金支出、以及每一类预算的当前执行进度状态,在每一笔资金支出后,自动实时根据预设科目,实现多维度归集,考核、预算、费用报销、决算能够形成“闭环管理”,解决“预而不算”的难题。

系统提供多种形式的流程报表数据分析(饼状图、柱状图、折线图),可以直观呈现各重点财务业务的数据状态,能有效的辅助joe进行审批决策,加强对重点业务操作风险的实时监控能力。

 

Ultimus费控系统主要优势介绍:

1)   面向高层管理:全面、精确的决策分析报告

ü  事前计划:制定政策和计划时有效利用历年的详细资料

ü  事中控制:准确及时了解各部门、项目预算使用情况

ü  事后分析:得到更及时、完整和精确的统计分析报告

 

2)   面向分支机构和部门领导:精细化和科学高效管理体系

ü  及时了解各项业务活动的进展情况,不断评估、优化业务策略

ü  预算、报销、实施监控的信息实时一体化更新,有效的辅助各级审批决策

ü  优化各个环节的业务和工作流程

 

3)   面向财务人员:专业化分工,提高效率和生产力

ü  减少手工录入凭证工作量,提高工作效率

ü  减少了人工判断的导致的记账错误

ü  数据分析有效准确,有助于制作资金支付计划

 

4)   面向企业普通用户:内部流程标准化

ü  缩短审批周期

ü  审批环节便于随时跟踪,及时了解自己的报销,借款情况

ü  降低报销过程中产生的成本,如电话、传真费用等