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简要分析BPM项目流程梳理工作

文章来源:CIO时代 编辑:admin

业务流程管理(BPM)系统从诞生开始就注定了它不仅仅是属于技术型的项目,而要站在业务层面兼顾企业流程的整体性、流畅性、透明性和可追溯性,更重要的是,它还是一个企业管理型项目。

企业实施信息化系统之后让公司的业务信息搬进了电脑,它比传统的手工管理模式先进了一步。至少解决了业务信息只是掌握在个人脑海中的僵局,然而,当信息化在各业务部门之间推广之后,每一个业务信息又独立运行于每一个业务管理系统中。信息化系统让端到端的流程分散在各个业务系统之中,各部门之间的沟通又多了一道屏障。

业务部门的人员和管理者如何及时了解业务流程的执行状态又成为业务人员关心的焦点。业务流程的透明度阻碍了业务流程的跟踪与监控。而通过流程管理(BPM)系统,则可以有效解决这一难题。

BPM 项目的流程梳理阶段首先要做到调研当前流程现状、分析当前流程中的问题以及存在需要改进的机会,然后提出解决的方案。

分析并改进流程现状

分析当前的流程现状不仅是对流程图逻辑的梳理,还要对业务部门的需求进行详细的了解和整理。这就需要与业务部门进行交流,深入了解管理的需要,让流程管理站在管理者的角度,更深入地协助企业管理手工流程的不足。

流程梳理的阶段,作为流程项目实施的管理仍然需要了解一个重要的问题点,就是业务部门提出流程需求更深层次的管理原因,如当前比较关心的流程问题以及对于流程的目标、流程需要优先解决的问题和涉及的范围。在流程梳理的过程中多问几个为什么,容易让更多的问题冰山浮出水面,看到业务部门对于流程需求的真实想法,这样不仅可以让流程的需求更加清晰,同时也可以大大减少项目实施的风险。

在流程梳理的过程中,可以充分利用 BPM 的建模工具,可以快速地建立可视化的流程图,也可以通过流程仿真工具对流程进行环境参数的设置和仿真分析,能够快速了解当前流程的现状。同时,也可以通过 BPM 系统中的转换工具将可视化的流程图转化成业务人员能够理解的文档资料。

在流程改进的过程中,流程管理人员可以使用ECRS(取消、合并、调整顺序、简化)的方法,删除流程中不合理或者重复的流程步骤,合并可以由一个步骤完成的分散在多个环节或部门的流程步骤,适当的调整流程的审批或流转的顺序和逻辑,简化流程的表单和逻辑,对于提高流程的运行效率,提高业务人员处理流程的速度和数量都大有裨益。

流程的梳理需要结合 BPM 系统的技术特点和企业信息化的技术手段,为流程分析和改进提供辅助的手段,充分利用 BPM 的先进技术和基于SOA的技术架构,为流程的跨平台、跨系统提供保驾护航的作用。

BPM 在提供跨系统的流程整合方面,不仅可以利用技术的手段,如文本文件、电子邮件、XML或者Web service等技术手段,做到如通过 BPM 系统自动发起流程,简化人工的操作,避免重复的系统录入工作,减少出错的机会;同时,在流程审批的过程中通过表单调用 BPM 系统之外的数据作为流程审批的参考依据,减少了管理者在审批的过程中查阅资料的麻烦,提供了及时的在线数据,提高了快速反应的速度;另外还可以做到将审批结果自动传递到ERP系统或者财务系统,形成相应的正式订单或者财务凭证,同样也减轻了相应的中间环节。这些在分析当前流程发掘改进机会的过程中,都可以充分发挥 BPM 系统的特点,让流程更多地通过规则来决定流程的逻辑流转,为流程的改进提供了较大的空间。

设计可实现的流程

流程梳理的最后阶段是设计可实现的流程,这就意味着不仅要从业务层面让业务部门认可流程的合理性,让企业中流程的参与者在流程执行过程中比较方便、容易地实现流程的操作,同时,从技术层面能够容易地实现流程的开发、跨系统的接口整合,以及业务部门在系统开发和后期维护的难易程度方面,让企业在当前和后续的实现上更容易接受。

在流程梳理确认的过程中,如果能够做到流程优化前后的对比分析,容易让业务人员、业务部门的管理者更好地了解流程优化前后的关系,能够将流程既做到承前,同时也可以考虑到流程后续的改进空间,避免流程分析改进变成了流程重组。

在设计可实现流程的过程中,需要综合考虑组织的因素、业务流程与制度的因素、技术因素。如果一味地从业务层面出发,过多地强调流程的最佳实践、行业标准或者本企业的合理性,甚至有时用其它企业作为参考的标准,而忽略了技术的可行性、项目的可交付性,势必容易给 BPM 项目后续的执行埋下风险。

同时,如果流程顾问在梳理的时候过多地考虑技术的可实施性、项目的可交付以及实现的难易程度,而忽略业务部门对于流程管理的实际需要,只会让 BPM 流程管理系统变得一文不值。

BPM 系统提供流程的试运行功能可以降低风险,可以快速模拟,使用不同的业务角色来模拟企业真实的业务运行状态,不仅可以查验流程通过 BPM 系统的可实现性,同时确保流程发布部署后,对于业务人员的可操作性和流程逻辑的可实现性,减少流程部署的周期和测试工作。

流程梳理不仅对流程进行梳导,同时更需要对流程进行整理。只有在正确的方法下把流程梳导清晰了,才会条理分明,同时流程的运行效率也提高了,流程也更透明了。