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BPM实施与IT工具支持密不可分

文章来源:CIO时代 编辑:admin

BPM在其实施的各个阶段大量采用了IT作为支持工具,通过将流程管理思想和当今最先进的IT技术相结合的方式实现企业流程的高绩效。

流程分析阶段

企业常存在流程未被执行,束之高阁,流程成为部门扯皮、推卸责任的皮球,流程环节多、时间长、反应速度较慢等情况,流程问题大大损害了企业的竞争力。而流程分析就是通过竞争力分析,提出对流程问题改善的具体目标。

BPM有两种分析方法可供选择,自下而上的分析方法和自上而下的分析方法。

自下而上的业务流程分析工具包括: 基于活动的成本(ABC)工具,用于显示每一个流程活动在资源和时间意义上的成本; 业务绩效度量(Metrics)工具,用于跟踪测量诸如生产效率、质量、销售、市场占有率、产品开发流程、满足客户需求和处理库存等的能力状况; 评效(Benchmarking)分析工具,用于评估新的组织机构流程的效果。

自上而下的IT分析工具包括各类BI、办公系统等,这些工具可完成分析企业的战略情形,将战略目标和具体流程相联系。

流程设计阶段

根据流程分析结果,确定了关键流程,各流程目标,然而,企业所要管理的业务流程的数目常达数百个,只有将业务流程规范化、标准化、体系化才能有效地管理这些业务流程。企业需要建立一套适合自身实际情况的流程分类体系结构和标准,通常在此阶段完成流程标准化和规范化设计。

企业可以利用IT工具平台,进行标准化和规范化的业务流程架构的搭建,进行流程仿真并更好地进行流程管理,支持ISO9000的实施。IT工具平台提供了通过采用统一的业务流程建模语言,来实现对流程元素的数据化、结构化、可视化管理,采用统一的业务流程建模规范(流程图形的建立规则)来规范化、标准化业务流程,实现业务流程架构的完整性和统一性。

最新的IT工具已经能够实现图形化的业务流程建模和业务流程资产分配,模型能够进行应用内、应用间、企业间的业务流程建模。

业务流程编制(Business Process Orchestration,BPO)工具可对端到端的业务流程进行建模。端到端流程的建模和执行是十分复杂的,但它是业务流程自动化能带来长远利益的基础。这些流程资产当然包括了ISO9000中要求的结构化和非结构化文档,囊括了过程中的关键要素。

 商品化ERP、CRM、SCM套件内部提供了大量业务处理逻辑,它们支持企业业务得到规范的逻辑处理。

BPM仿真工具可以用来预测提议的变革对业务流程可能造成的影响,或在企业着手进行项目开发之前,测试新业务流程的设计。

流程部署阶段

企业经过多年的发展往往形成了各种各样的流程,从底层的车间操作流程到中层的部门级运营流程、参谋部门辅助流程、再到高层决策与协调流程。这些流程横跨了不同的系统,使得公司的流程和IT系统均变得十分脆弱,难以维护或加强。在对流程的规范化和标准化设计完成后,集成这些系统,自动化附着其上的流程就成为本阶段的目标。

最新的IT工具(例如Web services、XML以及一系列新的图形模型工具)使软件变得模块化、流程可连接。这种集成能够以增量方式在已有的系统上进行实施,因此不会有把系统推倒重来那样的高成本、长时间和高风险。业务流程执行语言和业务流程建模语言都能够用一种通用标准的方式把企业和应用内的流程串联起来。

这些IT工具使用半结构化数据和工具软件进行集成,所有数据库、电子表格、Word文件、传真、电话消息中的数据都能够精确地为业务流程所使用。这能够实现所有系统和手工操作的自动化。最新的IT工具支持开发开放的、清晰的、松散耦合的流程,而当这些流程是独立的,有着与具体实施无关的通用接口,既可以单个流程进行存取,也可以多个流程联合成更大的流程单元,其他的流程、业务应用和工具软件都能对它们进行存取时,就实现了业务流程集成(Business Process Integration,BPI)。

完成BPI后,实现端到端的业务流程自动化(Business Process Automation,BPA)才具备可能。BPA能够形成一种新型的软件,这种软件从企业系统开始,经过人工协作活动,再回到企业系统,同时还能够对该软件进行必要的监控、调整和提高。 

流程管理阶段

现在的BPM监控产品使用内置的应用程序界面,与公司的每个具体业务流程对应的应用系统连接起来,然后监控该流程缺乏效率的地方。公司有可能会发现,在某件产品进入运输队列和最后的发送时间之间始终会有十二小时的滞后,鉴于此,公司要制定出一个解决方案。 

监控软件也可以用来监视某个流程,以及当正确的流程没有被遵循的时候发出警告信息。业务流程监控进行实时的业务流程检查,为不同的参与者(包括公司管理者、执行人员和程序员)设定不同的模型或视图,分析衡量哪些流程值得进行自动化,并提供业务追踪功能。

如果将分析阶段作为BPM的初期,管理阶段作为后期,那么作为BPM重要IT工具的ERP就处于BPM生命周期的中期阶段。ERP本身的实施就是对企业基础数据、业务流程的一次阶段性改造,但是,这种改造并未将全部流程资产整合到ERP系统中来,它只是一个完整的BPM解决方案的一个组成部分。

通过实施BPM,在任何一点的执行者都能及时地知道他或她被指派了什么工作,做这项工作被赋予什么权利,以及这项工作应该何时完成等。BPM系统将所有的活动和流程整合在了一起。从而减少了人为外部干涉,避免了错误发生,提高了流程执行效率。