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微软通过Ultimus BMP Suite 优化业务流程,提高企业效益

文章来源:CIO时代 编辑:admin

BPM 能明显提升生产周期各阶段的效率。实施 Ultimus BMP 的制造商可在短期内提高获利、削减成本并提升客户的满意度。

微软产品的包装开发过程,需要全球的事业部经理、开发团队与外部厂商协力完成。它牵涉了许多步骤,如果没有很好的管理很容易造成时间与金钱的损失。微软用了超过六个月时间,进行密集的研究与评估许多产品后,最后选择 Ultimus的流程管理平台Ultimus BPM Suite,以确保包装开发项目能准时完成并符合预算。

微软公司使用相当复杂的流程,来进行类似游戏控制台、键盘和鼠标等消费性产品的包装业务。这些流程一般都会牵涉 8 个以上的内部业务单元,以及位于 15 个国家的团队。当流程尚未自动化之前,所有管理和追踪工作,皆通过电子邮件的传送来进行,数据经常因未确实验证,而有前后不一致的情形,带给员工诸多困扰。内部产品线经理每周也经常花 40 多个小时,亲自追踪不同项目的现况。因而在 4 个月之内,使用 Ultimus 的BPM产品,将整个包装流程自动化,效益立见。

Ultimus BPM Suite

Ultimus BPM Suite

当一项产品进入产品上市循环时,产品经理就会启动工作流程,揭开流程的序幕。产品经理可以从现有的入口环境 (Microsoft SharePoint Portal Server) 来启动流程。工作启动后,Ultimus 的电子表单就会出现,产品经理在此输入有关产品包装、本地化与翻译的基本数据。表单会实时自动执行确认,大幅降低发生错误的机率。 

一旦表单完成输入,产品经理就会在第二份表单中输入产品日程的细节信息,指定包装项目的起止时间。产品经理同时也能选择流程后续节点中应执行那些特定步骤。本功能为产品经理带来两项主要优点:

可动态控制本地化项目开始的时间,每一步骤所需的时间,以及流程必须结束的明确时间。此流程具有动态目标导向的特性,它会根据产品经理所输入的数值,自我驱动在时间内完成业务。如果当中任何步骤有滞后的情形,流程会自动调整完成日期,并通知产品经理。如此一来,就可确保流程全程的责任归属与透明度。

项目经理可动态决定流程中应执行的步骤。产品经理在包装工作中,并不会受到固定而死板的流程步骤与工作的限制,通过Ultimus流程管理平台流程可经由强大功能的企业规则引擎,自我调整动态。

一旦启动之后,流程会将工作送至不同的包装经理,执行其各自的业务。每一位包装经理可经由网络入口环境,查看并执行工作。产品经理同时也能经由入口接口,查看工作的完成时间,完全只需一个入口即可。

在很多的情形下,包装经理必须将不同格式的文档,附加在工作流程中,藉以说明设计概念、模板文件或其它主要信息。这些文件会在后续的步骤中,由合作伙伴来进行本地化或翻译的工作。为了支持这项工作,Ultimus BPM Suite可以让使用者存取 SharePoint 文档库的数据(Ultimus流程管理平台支持不同的文件管理和档案系统),并将文件附加至工作流程中。

一旦完成需执行的步骤之后,包装产品可以发送至位于全球的多位供货商,继续进行本地化及翻译的工作。本地化的供货商可以查看并更新所有文件,修改的文件在 SharePoint 文档库中将自动改版。一旦完成本地化之后,相关人员会审核产品包装,然后将其送至产品经理作最后的核准。

Ultimus 工作流程分析报告指出,企业流程中有90% 的时间为”闲置时间”,剩下的10% 才是真正的工作处理时间。Ultimus 因而提供了完整的工作流程平台,以协助企业降低流程闲置时间并全面提升生产力。Ultimus 的旗舰型产品Ultimus BPM Suite,就是设计用来协助企业客户快速导入流程自动化,而不需昂贵的编写程序、宏语言,这些往往导致进度落后与超出成本预算。Ultimus BPM Suite提供管理业务流程生命周期中所有相关工具,包括流程探索、模型化、实施开发、整合、导入、管理、评估与改善。

藉由 Ultimus 流程管理平台的扩充性,微软包装发展自动化可确保包装完成并允许寄交客户,同时又能兼顾成本与时效。并且降低管理包装流程的项目经理人数,当工作逾期时,通过Ultimus BPM Suite平台能及时通知项目经理采取应变方式以便让项目及时且合乎预算地完成。 它也能使工作团队成员例如营销人员、设计师、工程师与外部厂商共同参与流程工作。

“现在的经济环境发展已经迫使企业需要更好的管理 – 给予最大的资源并确保员工能发挥最大的生产力。微软深刻了解透过强化工作流程来取得最大的效益。”Ultimus 执行长兼创办人 Rashid Khan 表示: “藉由全球超过 1500多 家客户的实际证明,Ultimus 工作流程系统已经成为一套弹性化且易扩充的平台,能够协助企业透过降低不必要的人工处理与减少错误发生,以获得最大的投资回报率。”