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BPM架起瑞阳制药高速发展“立交桥”

文章来源:安码(中国)流程研发中心 编辑:admin

e-works记者刘丽娜

创立于1966年的瑞阳制药有限公司,是山东省第一家粉针剂生产企业,也是集产品研发、生产、销售于一体的高新技术企业。瑞阳制药目前拥有18个生产车间,800余人的专业营销队伍,40多个办事处遍布全国各大中城市,产品覆盖29个省市,并远销德国、土耳其、尼日利亚等20多个国家和地区。随着业务规模的不断扩大,业务流程越来越复杂,管理与企业的发展速度出现落差。为了更好的保障企业规范、高效的流程化运作,2004年底,瑞阳制药决定采用BPM软件来全面提升企业流程管理,保证企业的高速运行。

流程不畅,管理通路堵塞

信息化是个步进式过程。瑞阳制药从2000年开始步入信息化的轨道,在构建了统一的网络平台的基础上,2003年瑞阳制药实施了ERP系统。ERP帮助瑞阳制药解决了生产管理中的难题,然而,让公司高层仍然困惑的是,还有一些业务是ERP解决不了的。

瑞阳制药的物料包括生产物料和非生产物料两种,其中生产物料的管理在ERP系统中得到了解决,非生产物料却面临着无采购计划可依的情况。瑞阳制药的非生产物料种类繁多,从五金材料、木材、办公用品到IT产品多达一万多种,而且紧急、零星的采购计划多,涉及到的采购部门也比较多,一方面很难实现集中批量采购,另一方面造成库存堆积,采购管理难度很大。

瑞阳制药此前采用的手工审批成为市场营销人员抱怨的焦点。高层领导希望执行严格的层层审批,最大限度地减少企业的AR(应收账款)风险,但是传统的手工审批造成审批周期冗长、繁琐、效率低下,造成决策支持信息欠缺,营销人员无法快速反馈市场客户需求。开户审批流程和增加客户审批流程是瑞阳制药的两个核心流程,这两支流程都是辅助企业的ERP系统而制定的,在ERP系统新增加一个客户或者对现有客户增加信用额度都是企业风险管理的重要环节。如何既降低风险又保证效率是瑞阳制药面临的一个挑战。

CFO同时兼任信息化负责人的张金科,对财务方面的流程不畅感受更深。由于瑞阳制药在财务历程中采取的是手工操作,造成财务部门很难管理员工的备用金,对于已经超过还款日期的用户也难以管理。而相关领导也需要登陆ERP系统才能了解到目前欠款情况、出借日期等相关决策信息,非常不便。

此外,瑞阳制药还面临跨地域流程审批困难;流程流转涉及多部门、跨部门运转,操作难度大;无法直观监控业务流程的运作,企业制定的各种管理标准难以严格执行;缺少统一的跨部门应用的流程自动化管理平台等问题。关键流程的不畅,让瑞阳制药的管理通路堵塞,为企业的快速发展设下了障碍。

BPM搭桥,企业高效运转

2004年,瑞阳制药有限公司从其一家友好供应商那里得知了Ultimus BPM软件,这家供应商正是应用了Ultimus BPM,使得企业流程管理更加有条不紊。经过瑞阳制药仔细考察,公司决定引进这款软件。

随后,瑞阳和Ultimus组建了一支BPM实施团队,并依据Ultimus业务流程管理生命周期对企业需求进行具体分析、梳理、建模、自动化、使用管理及优化。通过3个时间完成了Ultimus BPM 解决方案一期的营销类、财务类、非生产物料采购等10支全面管理公司的业务流程。

BPM的应用,让管理层此前的烦恼消失了。

首先,在非生产物料采购计划审批流程方面,做到了计划有需求可依,采购有计划可依。瑞阳制药重新对1万多种非生产物料进行编码,使物料的编码具有唯一性,然后通过流程机器人自动判断流程路由。非生产物料采购计划表单电子化以后,一方面,方便用户填写,输入物料编码后,相关物料信息会自动显示;另外一方面,实现了企业计划填报统一、规范化,所需物料描述完整、正确,审批过程清晰。

其次,在开户审批流程及增加信用审批流程方面,通过流程优化,既降低了风险又提高了效率。通过和企业流程顾问以及高层领导对流程进行优化,分别删除一些不必要的审批环节,同时增加对流程增值的环节。例如:针对开户审批流程增加客户管理处对发起人提供的各种证件以及客户信息进行核对、搜集的环节,这样大大降低后续审批领导的核对工作,降低了新开客户的风险。针对增加信用审批流程,增加了信用管理处审批环节,负责征集客户的信用信息,辅助领导决策。同时,实现了BPM系统与ERP系统有效集成,例如,输入客户唯一编码后,系统会自动显示和客户往年交往情况,为相关人员提供了方便快捷的决策信息。

再次,BPM帮助瑞阳制药实现了借款申请流程和费用报销流程自动化。在BPM系统中对企业的各种费用项目进行分门别类,一方面规范化申请人填写,另一方面方便财务人员进行帐务结算。通过费用预算详细描述,企业领导可以更加清晰了解费用的预算,同时通过与ERP系统的集成,可以自动获取申请人的当前欠款,以及录入何时还款日期,大大加强了财务部的备用金管理。

如今,BPM系统在瑞阳制药已经成功运转了五年,在这五年中,公司管理层的感受不仅是流程工作时间从1周缩短到3天这么简单。他们更深刻地体会到,BPM在企业管理中承担的是“立交桥”的角色。20世纪初,世界上第一座立交桥在美国出现,从此,作为利用立体空间来疏导平面交通的方式,立交桥成为当代道路交通中不可缺少的组成部分,它在时间和空间上对运行车辆进行错位,消除了车辆、行人的冲突,使交通变得快速而安全。BPM在瑞阳制药的管理中正发挥着立交桥的作用,在这座立交桥上瑞阳制药正在快速、安全地发展。

后记

工具的力量

瑞阳制药是全国5000余家医药工业企业前50强之一。2000年开始信息化建设以来,瑞阳在主干为千兆的信息平台之上,先后投资1500多万元实施了ERP、BPM、HR管理系统、E-MALL系统、TPI信息查询系统和视频监控系统等计算机局域网综合应用项目。瑞阳制药正在步入企业管理数字化、决策依据数据化的时代。

公司财务总监张金科对企业信息化建设持理性态度。他认为,无论是ERP还是BPM,都是管理工具,工具怎么使用,用到何种程度,完全与企业的软实力相匹配,而瑞阳的管理特点正是重视管理工具的使用与软实力基本相匹配。数据显示,瑞阳制药目前的收入已经比5年前增长一倍还多,企业规模不断壮大。在快速扩张的过程中,管理工具的力量不容小觑。